В программе семинара:
Документационное обслуживание руководителя
-Современные стандарты в области управления документами.
-Требования к оформлению документов на основе ГОСТов и ведомственных рекомендаций.
-Структурно-графическая и текстовая подготовка управленческой документации.
-Правила оформления организационно-распорядительных документов.
-Придание документами юридической силы.
-Порядок работы с конфиденциальными документами.
Особенности управленческого документооборота
-Создание проектов документов.
-Требования к процедуре согласования (визирования) документа.
-Подписание документов. Утверждение документов. Делегирование права подписания (утверждения) документов (приказ о распределении полномочий, доверенность).
-Контроль исполнения документов; сроки исполнения документов (типовые, индивидуальные).
-Систематизация документов и организация их хранения. Определение сроков хранения документов. Порядок передачи документов на архивное хранение.
- Методика создания номенклатуры дел в организации.
Оптимизация бизнес-процессов через оптимизацию документопотоков
-KPI (Key Performance Indicators) в делопроизводстве как показатель качества и оптимизации управления документопотоками.
Помощник руководителя в структуре организации
-Должностной статус и функциональные обязанности помощника руководителя, его роль в управленческом процессе.
-Необходимые в работе деловые и личные качества.
-Квалификационная характеристика помощника руководителя и его должностные обязанности.
- Деловое взаимодействие с руководителем.
- Трудные ситуации в общении с коллегами и возможности их решения.
Организация работы руководителя и офиса
-Планирование рабочего дня руководителя: расстановка приоритетов, расчет времени, ведение планировщика.
- Организация сервисного обслуживания руководителя.
- Планирование и контроль работы с документами.
-Организация работы с посетителями и обращениями. Обеспечение конфиденциальности при работе с посетителями.
Деловая переписка
-Стиль и структура делового письма. Ключевые принципы составления деловых писем.
- Виды деловых писем.
- Шаблоны и стандарты оформления.
- Особенности языка деловой корпоративной переписки.
- Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции.
- Внутрикорпоративная переписка.
- Особенности деловой переписки с зарубежными партнерами.
- Стандарты и клише международной корреспонденции.
Нормы делового общения
- Деловой этикет и имидж компании: значение для профессиональной деятельности.
- Приветствие, представление, прощание.
- Этикет деловой переписки.
- Этикет руководителя и подчиненного.
- Этикет и конфиденциальность.
- Визитная карточка: виды, оформление, использование в деловой сфере.
- Телефонные переговоры: подготовка к разговору, техника ведения.
- Требования к внешнему виду в деловой сфере.
- Роль подарка в деловом общении. Поздравление деловых партнеров.
Особенности организации, проведения и этикета некоторых мероприятий
- Подготовка информационно-справочных документов и помещения к мероприятию.
- Подготовка публичных выступлений руководителя.
- Совещания. Переговоры. Торжественные церемонии. Круглый стол.
- Приемы с рассадкой за столом. Приемы стоя. Бизнес-ланч. Пресс-ланч.
- Презентация.
- Конференция.
- Защита конфиденциальной информации при проведении совещаний, переговоров, других мероприятий.
Организация поездок. Дорожный этикет
- Информационно-документационное обеспечение деловой поездки.
- Подготовка поездки: визы, билеты, гостиница, контакты с принимающей стороной.
- Обязанности секретаря, сопровождающего в поездке руководителя.
- Багаж, транспорт, одежда для путешествий.
- Особенности делового общения в некоторых странах.
Слушателям предоставляется раздаточный материал и именной сертификат об участии.